Ce qu’un logiciel ne fera jamais à votre place
Commençons par la limite, parce qu’elle détermine tout le reste. Un logiciel ne porte pas votre responsabilité professionnelle. Il ne décide pas si une recommandation convient à un client, il ne juge pas de la pertinence d’un arbitrage, et il ne vous dispense d’aucune obligation.
Ce qu’il peut faire est plus modeste et plus utile : que les pièces existent, qu’elles soient datées, rattachées au bon dossier, et retrouvables en un geste. Que les registres du cabinet soient alimentés plutôt que vides. Que ce qui manque se voie.
Méfiez-vous de tout éditeur qui laisse entendre autre chose. Un outil qui promet de vous « protéger du contrôle » vend une assurance qu’il n’a pas le droit de vendre, et la promesse se retournera contre vous le jour où elle sera prise au mot.
Où va l’audio, et qui le conserve
C’est la question la plus discriminante du marché, et la moins posée. Dès qu’un outil écoute vos rendez-vous, vous êtes responsable de traitement et l’éditeur devient sous-traitant au sens de l’article 28 du RGPD. Vous répondez de ce qu’il fait.
- L’audio quitte-t-il l’appareil ? Si la transcription se fait sur le téléphone, il n’y a pas de fichier à héberger, à conserver ni à effacer. Si elle se fait sur un serveur, tout le reste de cette section s’applique.
- Combien de temps l’audio est-il conservé, et où est-ce écrit ? Une durée annoncée en démonstration ne vaut rien ; elle doit figurer au contrat.
- Comment obtenez-vous son effacement ? Si un client retire son consentement, quel est le geste concret, et sous quel délai.
- Qui sont les sous-traitants ultérieurs ? Un éditeur qui transcrit via une interface tierce ajoute un maillon. Demandez la liste, elle doit être écrite.
Le sujet est développé sur notre page enregistrer un rendez-vous client et le RGPD, y compris les bases légales mobilisables et les durées applicables.
Qui héberge, et sous quel accord
- Dans quel pays sont les données ? « Cloud européen » n’est pas une réponse : demandez le pays et la région d’hébergement.
- Y a-t-il transfert hors Union européenne ? Si oui, sur quel fondement juridique, et avec quelle documentation à l’appui.
- L’accord de sous-traitance existe-t-il par écrit ? Il est exigé par l’article 28 du RGPD. Demandez-le avant de signer, pas après.
- Vos données servent-elles à entraîner des modèles ? La réponse doit figurer au contrat. Une page marketing n’engage personne.
Les documents sortent-ils en brouillon, ou prêts à remettre ?
Question de posture, et elle en dit long. Un éditeur qui présente ses documents comme directement remettables au client vous transfère un risque en silence : c’est vous qui signez, c’est vous qui répondez du contenu, et c’est vous qui expliquerez devant un contrôleur pourquoi vous avez remis un document que vous n’aviez pas relu.
La bonne réponse est celle qui vous replace au centre : le document sort en brouillon, le conseiller relit, complète, corrige et valide sous sa responsabilité. Une fois validé et remis, il devient une pièce de dossier, datée et scellée.
Deux vérifications concrètes :
- Les documents portent-ils la marque de votre cabinet ? Un document remis au client doit être le vôtre, pas celui de votre éditeur.
- Que se passe-t-il quand l’outil ne sait pas ? Un système qui comble les blancs par des formules toutes faites est plus dangereux qu’un système qui laisse le trou visible et le signale.
Les registres du cabinet, qu’on regarde toujours en dernier
Les démonstrations produit portent sur les clients et les livrables, parce que c’est ce qui se montre bien. Les registres du cabinet passent en fin de rendez-vous, quand il ne reste plus de temps. Ce sont pourtant eux qu’un contrôle ouvre en premier, et un registre vide vaut absence de registre.
- Réclamations. Le registre existe-t-il dans l’outil, avec les délais de traitement et leur suivi, ou faut-il tenir un tableur à côté.
- Conflits d’intérêts. Le recensement et les mesures prises sont-ils tracés, datés, et rattachés aux dossiers concernés.
- Formation continue. Les heures et les justificatifs sont-ils tenus par personne, avec l’état d’avancement de l’année en cours.
- Lutte contre le blanchiment. Le criblage et les vérifications d’identité laissent-ils une trace horodatée et retrouvable.
La bonne question en démonstration n’est pas « avez-vous les registres ? » — tout le monde répond oui — mais montrez-moi un registre rempli, et l’export que j’en tire.
Que devient votre dossier si vous partez
À poser avant de s’engager, jamais après. La réversibilité est le seul contre-pouvoir réel du client face à son éditeur.
- Existe-t-il un export complet, en libre-service ? Pas une extraction sur demande facturée : un export que vous déclenchez vous-même.
- Dans quel format ? Un export exploitable — fichiers structurés et documents dans leur format d’origine — plutôt qu’un tas de pages imprimées.
- Les pièces datées et signées sortent-elles avec ? Un export qui perd les dates et les empreintes perd l’essentiel de sa valeur probante.
- Combien de temps vos données restent-elles après résiliation, et comment sont elles effacées ?
- Quelle est la durée d’engagement ? Un engagement long sur un marché qui bouge vite est un pari, pas une économie.
La grille, en une page
À emporter en démonstration. Notez les réponses par écrit : ce qui ne s’écrit pas en démonstration ne s’écrira pas au contrat.
| Ce qu’on vérifie | La question exacte | Réponse à obtenir |
|---|---|---|
| Audio | L’audio quitte-t-il l’appareil ? | Oui ou non, et si oui : où, combien de temps, effacé comment |
| Hébergement | Quel pays, quelle région ? | Un lieu nommé, pas « cloud européen » |
| Sous-traitance | Qui sont les sous-traitants ultérieurs ? | Une liste écrite, et l’accord de l’article 28 |
| Modèles | Mes données entraînent-elles vos modèles ? | Une clause au contrat, pas une page web |
| Livrables | Le document sort-il en brouillon ? | Brouillon relu et validé par le conseiller |
| Marque | Aux couleurs de quel cabinet ? | Celles du vôtre |
| Réversibilité | Comment je pars avec mes données ? | Export complet en libre-service, format exploitable |
| Engagement | Quelle durée, quel préavis ? | Une réponse chiffrée |
| Périmètre | Qu’est-ce qui reste à ma charge ? | Un éditeur qui répond « tout est couvert » n’a pas compris la question |
Cette grille n’est pas neutre : nous l’avons écrite, et scope y répond — transcription sur l’appareil, l’audio n’en sort jamais ; hébergement en Union européenne (Francfort) ; sous-traitants ultérieurs publiés nominativement sur notre page légale, dont le fournisseur d’IA qui traite le texte des entretiens : OpenAI Ireland Ltd, avec des transferts hors Union européenne encadrés par les clauses contractuelles types, et les noms des clients remplacés par des jetons avant l’envoi ; livrables en brouillon aux couleurs du cabinet ; export complet intégré ; abonnement mensuel sans engagement. Elle reste utile face à n’importe quel éditeur, y compris pour nous poser les mêmes questions.